Benutzerverwaltung

Eines der Hauptziele von scoopa ist es, den Aufwand für die Verwaltung Ihrer Daten und Ihrer Nutzerbasis zu minimieren.

Ein zentrales Konzept zur Erreichung dieses Ziels besteht darin, Benutzergruppen zu erstellen, um Benutzer mit denselben Inhaltsanforderungen zu gruppieren. Der nächste Schritt besteht darin, die Benutzergruppen zu verwalten, indem diesen Benutzergruppen Ordnerrechte zugewiesen werden, und schließlich die entsprechenden Benutzer einer oder mehreren Benutzergruppen zuzuweisen.

Natürlich kann nicht jeder Anwendungsfall auf diese Weise abgebildet werden. Deshalb können Sie Ordnerrechte auch auf Benutzerbasis vergeben. Es ist sogar möglich, beide Konzepte zu kombinieren. Sie könnten z.B. 95% der Rechte eines Benutzers zuweisen, indem Sie ihn zu mehreren Benutzergruppen hinzufügen, die Sie etwas locker halten. Und die letzten 5% nur diesem Benutzer zuweisen.

Betrachten wir als Beispiel den folgenden Benutzer:

Der Benutzer "John Doe" ist Mitglied der Benutzergruppe "International Takers" und erbt von dieser Gruppe Lese-, Low-Res- und High-Res-Rechte für den Ordner "Unterordner 2" und seine Unterordner.

Außerdem hat er Lese-, Low-Res- und High-Res-Rechte, die ihm direkt (und nicht der Gruppe) für den Ordner "Unterordner 4" zugewiesen wurden. Darüber hinaus hat er Verwaltungsrechte für den "Unterordner 5".

In den folgenden Artikeln wird erklärt, wie man Benutzer hinzufügt, bearbeitet, löscht und sucht und wie man Passwörter zurücksetzt.

Um einen Benutzer anzulegen, gehen Sie zu "Benutzer" und wählen Sie "Benutzer hinzufügen".

Sie müssen mindestens einen Nachnamen und die E-Mail-Adresse angeben. Zur besseren Identifizierung eines Benutzers empfiehlt es sich, seine Unternehmensdaten hinzuzufügen. Das Feld "Notizen" ist für interne Zwecke bestimmt und für die Benutzer nicht sichtbar.

Sie können jedem Benutzer eine Rolle zuweisen. Ein Benutzer kann eine der folgenden Rollen haben:

• Benutzer

• Admin (kann Dateien und Benutzer verwalten, hat aber keinen Zugriff auf Eigentümer-Einstellungen und Rechnungen)

• Plattform-Besitzer (Zugriff auf alles in einer Plattform - nur für Unternehmen)

• Besitzer (Zugriff auf alles)

Sie können zwischen den folgenden Berechtigungen wählen:

Benutzer erhält Benachrichtigungs-Mails: Standardmäßig aktiv. Bei Deaktivierung erhält der Benutzer keine Mails

Benutzer kann sein Profil bearbeiten: Standardmäßig aktiv. Bei Deaktivierung kann der Benutzer sein Profil nicht bearbeiten, aber vor allem sein Passwort nicht ändern. Dies ist besonders nützlich für gemeinsame Benutzerkonten, die von mehreren Personen genutzt werden.

Benutzer kann in seine Mailbox hochladen: Standardmäßig deaktiviert. Wenn aktiviert, sieht der Benutzer einen Mailbox-Ordner, in den er Dateien hochladen kann. Lesen Sie mehr über das Mailbox-Feature.

Benutzer kann eine Datei aus dem Archiv wiederherstellen: Standardmäßig deaktiviert. Wenn aktiviert, kann der Benutzer Dateien aus dem Archiv wiederherstellen. Da die Wiederherstellung von Dateien aus dem Archiv mit Kosten verbunden ist, sollten Sie diese Berechtigung erteilen.

Benutzer kann seine Dateien verschieben: Standardmäßig deaktiviert. Wenn aktiviert, kann der Benutzer die von ihm hochgeladenen Dateien verschieben. Dies ist nützlich, wenn ein Benutzer zunächst in einen allgemeinen Ordner hochlädt und dann seine Uploads in die Zielordner organisieren muss.

Benutzer kann seine Dateien umbenennen: Standardmäßig deaktiviert. Lässt den Benutzer die Dateien, die er hochgeladen hat, umbenennen.

Benutzer kann Direct-Links erstellen: Standardmäßig deaktiviert. Der Benutzer kann Direct-Links für Dateien erstellen, auf die er Zugriff hat. Nützlich, wenn Ihr Benutzer in der Lage sein soll, Dateien außerhalb von scoopa an unbekannte Empfänger weiterzuverteilen. Lesen Sie mehr über direct-links.

Benutzer hat Auto-Login aktiviert: Standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie dies aktivieren, muss sich der Benutzer nicht bei der Plattform anmelden, wenn er Benachrichtigungen für neue Dateien erhält. Dies ist nützlich für Benutzer, die Konten gemeinsam nutzen oder sich nur sporadisch anmelden und dazu neigen, ihr Passwort zu "vergessen". In solchen Fällen senkt die automatische Anmeldung die Hürde, um Zugang zu scoopa zu erhalten. Lesen Sie mehr über auto-login.

Um einen Benutzer zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol oder die E-Mail in der Benutzerliste.

Die Bearbeitungsansicht ist in 4 Bereiche unterteilt. Zugangskontrolle, Allgemeine Einstellungen, Zugehörige Benutzergruppen und die Benutzerhistorie.

Beginnen wir mit den allgemeinen Einstellungen.

Neben den Kontaktdaten des Benutzers und der Benutzerrolle können Sie auch die Benutzerberechtigungen verwalten:

Benutzer erhält Benachrichtigungs-Mails: Standardmäßig aktiv. Bei Deaktivierung erhält der Benutzer keine Mails

Benutzer kann sein Profil bearbeiten: Standardmäßig aktiv. Bei Deaktivierung kann der Benutzer sein Profil nicht bearbeiten, aber vor allem sein Passwort nicht ändern. Dies ist besonders nützlich für gemeinsame Benutzerkonten, die von mehreren Personen genutzt werden.

Benutzer kann in seine Mailbox hochladen: Standardmäßig deaktiviert. Wenn aktiviert, sieht der Benutzer einen Mailbox-Ordner, in den er Dateien hochladen kann. Lesen Sie mehr über das Mailbox-Feature.

Benutzer kann eine Datei aus dem Archiv wiederherstellen: Standardmäßig deaktiviert. Wenn aktiviert, kann der Benutzer Dateien aus dem Archiv wiederherstellen. Da die Wiederherstellung von Dateien aus dem Archiv mit Kosten verbunden ist, sollten Sie diese Berechtigung erteilen.

Benutzer kann seine Dateien verschieben: Standardmäßig deaktiviert. Wenn aktiviert, kann der Benutzer die von ihm hochgeladenen Dateien verschieben. Dies ist nützlich, wenn ein Benutzer zunächst in einen allgemeinen Ordner hochlädt und dann seine Uploads in die Zielordner organisieren muss.

Benutzer kann seine Dateien umbenennen: Standardmäßig deaktiviert. Lässt den Benutzer die Dateien, die er hochgeladen hat, umbenennen.

Benutzer kann Direct-Links erstellen: Standardmäßig deaktiviert. Der Benutzer kann Direct-Links für Dateien erstellen, auf die er Zugriff hat. Nützlich, wenn Ihr Benutzer in der Lage sein soll, Dateien außerhalb von scoopa an unbekannte Empfänger weiterzuverteilen. Lesen Sie mehr über direct-links.

Benutzer hat Auto-Login aktiviert: Standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie dies aktivieren, muss sich der Benutzer nicht bei der Plattform anmelden, wenn er Benachrichtigungen für neue Dateien erhält. Dies ist nützlich für Benutzer, die Konten gemeinsam nutzen oder sich nur sporadisch anmelden und dazu neigen, ihr Passwort zu "vergessen". In solchen Fällen senkt die automatische Anmeldung die Hürde, um Zugang zu scoopa zu erhalten. Lesen Sie mehr über auto-login.

Der nächste Abschnitt ist die Zugriffskontrolle. Sie können die Ordnerrechte für den aktuellen Benutzer feineinstellen.

Es gibt 5 verschiedene Rechte, die vergeben werden können:

• Lesen (der Benutzer kann den Ordner und seinen Inhalt ansehen sowie Vorschauen betrachten)

• Hochauflösend (der Benutzer kann die hochauflösende/Originalversion der Datei herunterladen)

• Niedrigauflösend (der Benutzer kann die niedrigauflösende Version herunterladen)

• Verwalten (der Benutzer kann den Ordner verwalten)

• Hochladen (der Benutzer kann neue Dateien in diesen Ordner hochladen)

Klicken Sie auf die entsprechenden Rechte-Schaltflächen für einen bestimmten Ordner (oder auf die Schaltflächen oberhalb der Spalte, um alle auszuwählen). Wenn Sie ein Recht auswählen, wird es automatisch auf alle Blätter im Ordnerbaum unterhalb des ausgewählten Ordners angewendet.

Sie können den Ordnerbaum nach Bedarf ein- und ausklappen, indem Sie auf das Ordnersymbol davor klicken. Dies ist besonders nützlich für große Ordnerbäume.

Im dritten Abschnitt können Sie die zugehörigen Benutzergruppen verwalten.

Sie können eine oder mehrere Benutzergruppen auswählen, in denen der Benutzer Mitglied sein soll. Sie können auch in die Bearbeitungsansicht der einzelnen Benutzergruppen springen, indem Sie auf das Bearbeitungssymbol hinter dem Benutzergruppennamen klicken.

Schließlich können Sie alle Aktivitäten sehen, die ein Benutzer innerhalb Ihrer Plattform durchgeführt hat. Von der Anmeldung bis zu Up- oder Downloads, Archiven und Wiederherstellungen.

Bitte beachten Sie, dass dieser Bereich nur sichtbar ist, wenn der Benutzer eine Aktivität hat.

Sie können einen Benutzer löschen, indem Sie auf das Löschsymbol klicken, wenn Sie den Mauszeiger über einen Benutzer in der Benutzerliste bewegen.

Wie bei allen Löschvorgängen muss das Löschen eines Benutzers bestätigt werden.

Sie können über die Eingabefelder oben nach Benutzern suchen. Sie können nach Name, Firma, E-Mail sowie nach Notizen suchen. Sie können die Benutzerliste auch über das Dropdown-Menü nach Benutzerrolle filtern.

Wenn ein Benutzer Probleme mit seinem Passwort hat oder Sie Ihren Benutzer in einer passwortbezogenen Angelegenheit unterstützen müssen, können Sie Ihrem Benutzer ein neues Passwort zusenden.

Bearbeiten Sie einen Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Passwort senden". Dies löst eine E-Mail an den Benutzer aus, in der er aufgefordert wird, ein neues Passwort festzulegen.

In den folgenden Artikeln wird erklärt, wie Sie Benutzergruppen hinzufügen, bearbeiten, löschen und suchen können.

Um eine Benutzergruppe hinzuzufügen, gehen Sie zu "Benutzergruppen" und klicken Sie auf "Benutzergruppe hinzufügen". Geben Sie dann einen Namen und optional eine Notiz für die interne Referenz ein.

Um eine Benutzergruppe zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol oder den Gruppennamen in der Benutzergruppenliste.

Die Bearbeitungsansicht ist in 3 Teile unterteilt. Zugriffskontrolle, Allgemeine Einstellungen, Zugehörige Benutzer

Beginnen wir mit den allgemeinen Einstellungen.

Sie können sowohl den Gruppennamen als auch das Notizfeld bearbeiten.

Der nächste Abschnitt ist die Zugriffskontrolle. Sie können die Ordnerrechte für die aktuelle Benutzergruppe feineinstellen. Dies ist die gleiche Rechtematrix wie in edit-user.

Es gibt 5 verschiedene Rechte, die vergeben werden können:

• Lesen (die Benutzergruppe kann den Ordner und seinen Inhalt ansehen sowie Vorschauen betrachten)

• High-Res (die Benutzergruppe kann die hochauflösende/Originalversion der Datei herunterladen)

• Low-Res (die Benutzergruppe kann die Low-Res-Version herunterladen)

• Verwalten (die Benutzergruppe kann den Ordner verwalten)

• Hochladen (die Benutzergruppe kann neue Dateien in diesen Ordner hochladen)

Klicken Sie auf die entsprechenden Rechte-Schaltflächen für einen bestimmten Ordner (oder auf die Schaltflächen oberhalb der Spalte, um alle auszuwählen). Wenn Sie ein Recht auswählen, wird es automatisch auf alle Blätter im Ordnerbaum unterhalb des ausgewählten Ordners angewendet.

Sie können den Ordnerbaum nach Bedarf ein- und ausklappen, indem Sie auf das Ordnersymbol davor klicken. Dies ist besonders nützlich für große Ordnerbäume.

Der dritte Bereich ist die umgekehrte Ansicht des Bereichs "Benutzer bearbeiten". Hier können Sie die zugehörigen Benutzer für diese Gruppe verwalten.

Sie können alle verknüpften Nutzer sehen, in Ihrer Nutzerbasis suchen oder alle auswählen.

Sie können nach Benutzergruppen suchen, indem Sie Ihre Suchanfrage in das Suchfeld am oberen Rand der Benutzergruppenliste eingeben.