Import & Export

scoopa bietet verschiedene Im- und Exporte an. Derzeit öffentlich verfügbar ist der Benutzer-Export und-Import sowie der Metadaten-Import.

Weitere werden folgen.

Benutzer

Bei großen Nutzerbeständen ist es möglich, alle Nutzer einer Plattform zu exportieren und zu importieren.

Import

Für den Import von Benutzern hat scoopa einen praktischen Import-Assistenten. Starten Sie den Prozess, indem Sie auf "Benutzer" -> "Importieren" klicken.

Import-Button unter Users.
Import-Button unter Users
Userimport - Erster Schritt.
Userimport - Erster Schritt

Wie im ersten Schritt erklärt, können Sie jede Excel-Datei importieren, die mindestens die folgenden Spalten enthält:E-Mail, Vorname, Name

Die folgenden Felder sind optional:
Firma, Notizen, Rolle ('admin' oder 'user'), Benutzergruppe ('Name' der bestehenden Benutzergruppen als kommagetrennte Liste)

Sie können auch eine Kennwortspalte mit Klartextkennwörtern angeben. In diesem Fall werden keine Einladungs-E-Mails verschickt und die Kennwörter werden als verschlüsselte Hashes gespeichert.

Sie können entweder die Beispiel-Excel-Datei herunterladen oder unter "Benutzer" -> "exportieren" Ihre eigene Benutzerbasis als Vorlage verwenden.

Im nächsten Schritt müssen Sie die Felder Ihrer Exceldatei den Spalten der scoopa Benutzerdatenbank zuordnen.

Userimport - Schritt 2 - vor Feldzuweisung.
Userimport - Schritt 2 - vor Feldzuweisung
Userimport - Schritt 2 - nach der feldzuweisung.
Userimport - Schritt 2 - nach der feldzuweisung

Sie können wählen, ob Sie Ihren neu importierten Benutzern eine Willkommens-E-Mail schicken wollen. Wie oben erwähnt, ist dies nur möglich, wenn Sie KEINE Passwortspalte angegeben haben. Wenn Sie Passwörter angegeben haben, geht scoopa davon aus, dass Sie Ihre Benutzer in einem externen System einbinden möchten.

Sie können auch die erste Zeile der Excel-Datei ausschließen, wenn sie die Tabellenüberschrift enthält.

Berechtigungen beim Import

Beim Import können die gleichen Berechtigungen gesetzt werden wie bei der manuellen Benutzererstellung. Lesen Sie mehr über die Berechtigungen hier.

Nach dem Import wird Ihnen eine Zusammenfassung angezeigt.

Importzusammenfassung mit Fehler-Report.
Importzusammenfassung mit Fehler-Report

Wie Sie im obigen Beispiel sehen können, werden sowohl Erfolge als auch Importfehler protokolliert und an Sie zurückgemeldet.

Export

Sie können Ihre Benutzerbasis exportieren, indem Sie auf "Benutzer" gehen und eine der beiden Exportschaltflächen oben drücken.

Sie können wählen, ob Sie im Excel-Format oder im JSON-Format exportieren möchten.

User Export.
User Export

Metadaten-Import

Sie können bereits vorhandene Dateien oder Ordner in scoopa mit Metadaten anreichern, indem Sie Excel-Tabellen hochladen. Es ist ein Massenimport möglich für folgende Felder:

  • Name des Assets oder Ordners

  • Copyright

  • Descrption

  • Keywords

  • Tags

  • Taxonomies

Damit das System eine Verbindung zu bestehenden Dateien und Ordnern herstellen kann, müssen Sie eine der folgenden Referenz-Spalten angeben:

  • File-ID

  • Folder-ID

  • Filename

Wenn eine Zeile in Ihrer Excel-Datei eine Folder-ID enthält, aktualisiert das System die Felder Ordnername, Description und Copyright und ignoriert die anderen Spalten. Wenn die Zeile eine Folder-ID und ein Sternchen in der Spalte File-ID enthält, werden alle Dateien in diesem Ordner mit den angegebenen Spalten aktualisiert: Description, Copyright, Keywords, Tags, Taxonomies.

Wenn eine Zeile eine File-ID hat, wird das System nur diese Datei aktualisieren.

Wenn eine Zeile einen Dateinamen als Referenz hat, werden alle Dateien mit diesem Dateinamen auf der Plattform aktualisiert.

Import Vorlage

Wenn Sie auf "download template" klicken, können Sie eine Excel-Beispieldatei herunterladen, in der alle möglichen Optionen für die Bereitstellung von Metadaten aufgeführt sind.

Um Ihnen bei der Anreicherung bestehender Dateien zu helfen und Ihre Datei- und Ordnerkennungen (IDs) zu erfahren, können Sie den Ordner- und Dateibaum mit allen Dateien und Ordnern Ihrer Plattform herunterladen. Diese Excel-Dateien können als Ausgangspunkt für einen Import dienen.

Sobald Sie Ihre Excel-Datei vorbereitet haben, können Sie mit dem Import beginnen, indem Sie Ihre lokale Excel-Datei auswählen und auf "proceed to field assignment" klicken.

Als Nächstes müssen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei identifizieren und den entsprechenden Eingabefeldern zuordnen.

Im nächsten und letzten Schritt, werden Ihnen die Ergebnisse des Imports angezeigt. Falls es Zeilen gibt, die nicht zugeordnet werden konnten oder einen Importfehler verursacht haben, werden diese hier aufgelistet.

Das war's.